*Por María Gabriela Benedicto
Introducción
El principio de transparencia y participación ciudadana que aspiran cumplir todos los Poderes Judiciales se traduce, según establece la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública, en contar con una administración de justicia transparente en su gestión, abierta al escrutinio público, tolerante a la crítica y permeable a las propuestas de mejora y de cambio provenientes de la ciudadanía. Por otro lado, el documento establece que la gestión por procesos implica la definición de indicadores que permitan la medición y control del desarrollo de la marcha adecuada del proceso.
La toma de decisiones basadas en evidencia pone en valor a los datos como el insumo indiscutible para la definición de políticas objetivas e independientes de toda parcialidad que pudiera contribuir a la inequidad o a la utilización ineficiente de los recursos. Las formas democráticas y participativas de gestión y la transparencia en las comunicaciones (el dar a luz los problemas), hacen crecer a las organizaciones y a sus integrantes en un ambiente justo . El uso de métricas e indicadores guían las decisiones estratégicas que se alinean con las metas, los objetivos y las iniciativas de una organización.
Desde este enfoque, el dato toma relevancia como input para la planificación, la toma de decisiones y la implementación de un sistema de mejora continua. Pero también hay que pensar al dato como output de su propio proceso de construcción y reflexionar respecto de la consistencia de ese proceso. Un sistema de indicadores tiene que brindar las garantías suficientes para que quien toma las decisiones pueda confiar al usarlo como tablero de mando con el cual delinear las estrategias y líneas de acción; los indicadores tienen que ser válidos,potentes y confiables. Es por eso que debe estar construido sobre un ecosistema de datos estable, seguro y coherente, es decir, sobre un ecosistema de datos gobernado.
La gobernanza de los datos
Gobernar los datos del Poder Judicial puede implicar gestionar tensiones de una organización que lucha entre su tradición piramidal (arraigada incluso en celdillas pequeñas) y su transición hacia una organización matricial. Cada área se siente ‘dueña’ de ‘sus’ datos y define, en el mejor de los casos, su propia matriz de información. No hay un abordaje transversal a la organización para definir el sistema de información del sistema de administración de justicia y esto conlleva a que resulte muy difícil gestionar con información consistente cuando es necesario relacionar datos provenientes de diferentes áreas, de diferentes fuentes y con diferente grado de estructuración.
Un ecosistema de datos gobernado implica básicamente que todos los operadores conozcan su rol en relación a la responsabilidad del dato, que se asegure la calidad del dato desde sus inicios, que se pongan a disposición los catálogos de datos (es imprescindible que existan catálogos de datos!) y que se definan procesos estandarizados para la construcción, análisis y difusión de los datos. La gobernanza de datos constituye un conjunto de protocolos para obtener, almacenar, proteger, administrar y distribuir información.
Un buen gobierno de datos se puede construir sobre cinco pilares:
1. Políticas de Calidad de los Datos: garantizar la calidad del dato desde su nacimiento estableciendo reglas claras, aplicando reglas de validación internas a los sistemas, garantizando la validez de las categorías y criterios de clasificación.
2. Estándares de Buenas Prácticas: definir y documentar prácticas en el uso de datos unificadas para toda la organización. Todas las áreas, ya sean jurisdiccionales, de apoyo o administrativas, deben conocer y compartir la políticas del gobierno de datos del Poder Judicial. Las buenas prácticas deben ser compartidas y los procesos de construcción, análisis y difusión de los datos deben ser estandarizados atendiendo a las características propias para la gestión de cada organismo.
3. Catálogo de Datos: Definir diccionarios de datos, almacenarlos en un repositorio común y accesible para todos los operadores del sistema y mantenerlos actualizados es responsabilidad de la oficina que tiene a su cargo la gobernanza y es entre todas la función básica a partir de la cual construir el ecosistema de información. Es imposible garantizar la calidad del dato si no existen catálogos de datos. Generar estos catálogos implica documentar los datos que existen en la organización (unidades, atributos), sus definiciones y los detalles de su caracterización (tipo, fuente, categorías).
4. Roles y responsabilidades en el uso de datos: Todo dato tiene al menos un productor (observa el objeto, evento o relación y registra los datos), un administrador (asegura la limpieza, estandarización, interoperabilidad entre aplicaciones, la actualización y eliminación de datos obsoletos, el mantenimiento de la infraestructura, la integración de registros, interfaces de conexión a las bases de datos y servicios en línea), un gobernador (determina estándares de formatos, nombres, metadatos, infraestructura, integración, calidad, colaboración, linaje, ordenamiento, accesibilidad, seguridad, privacidad, mecanismos de solicitud y autorización) y un consumidor (aplica los datos para generar riqueza o conocimiento). Estas pueden ser o no la misma persona o grupo de personas, cada una con su propia función.
5. Autogestión y uso eficiente de la información: regular las políticas de acceso a los datos dependiendo del rol o área del usuario, junto con la tecnología, modo y lugar de almacenamiento, permitirá disminuir costos de generación del dato en función del objetivo y metodología del consumo.
La gobernanza de los datos debe ser parte de la política del Poder Judicial y transversal a la organización, involucrando a las áreas jurisdiccionales, de apoyo y administrativas asegurando un abordaje multidimensional del sistema de administración de justicia.
El área de Recursos Humanos participa en la definición de sus catálogos (organismos, categorías, funciones) que a su vez son consumidos y complementados por las áreas de Arquitectura (condición de los edificios, superficie) y Administración (recursos, sueldos, compras), y que por supuesto son insumos básicos de los propios organismos para su autodefinición y la relación con las causas que tramitan (fuero, ingresos, delitos, audiencias, resoluciones). Los sistemas de gestión desarrollados por el área de Informática incorporan esos mismos catálogos, lo que permite que los distintos sistemas se relacionen entre sí, se generen los indicadores que alimentan el sistema de información que gestiona el área de Estadística y los datos lleguen a la Alta Dirección convertidos en información valiosa para la toma de decisiones.
Se espera entonces que a partir de la puesta en marcha de un proyecto de Gobernanza de Datos se genere una interacción fluida entre las distintas áreas del sistema de administración de justicia. Comprender y poner en valor lo que otras oficinas u organismos hacen, contribuye a la colaboración entre los distintos equipos que conforman el sistema. Es probable, sin embargo, que algunas áreas se sientan amenazadas o que simplemente se muestren reticentes a colaborar con el proyecto. Entender por qué y para qué cambiar lo que hasta ahora funciona, implica romper con una estructura organizacional fuertemente arraigada, en la que cada uno trabaja individualmente, y no como parte de un sistema.
El ecosistema de datos
El ecosistema de datos no es sólo el sistema de indicadores de gestión que podamos definir para el sistema de administración de justicia. Un Ecosistema de Datos se puede definir como un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el objeto de producir, manejar, almacenar, analizar y compartir datos.
Los elementos no son sólo las bases de datos que se generan en cada una de las oficinas (jurisdiccionales, administrativas o de apoyo). Son también sus metadatos, los catálogos de datos y los documentos de apoyo; las reglas que los gobiernan. Están involucrados los sistemas de gestión y los sistemas de información, que a su vez se retroalimentan entre sí (una discusión interesante es analizar si existe una dependencia unidireccional entre ellos y, en ese caso, cuál de los dos es el sistema dependiente).
Completan el ecosistema dos vectores que lo atraviesan y lo definen: la tecnología (hardware, software, almacenamiento, internet) y el conocimiento (estadística, reingeniería de procesos, derecho procesal, analítica de datos)
Cuando el ecosistema de datos de una organización está gobernado y, como consecuencia de un buen gobierno, ese sistema es estable, es posible generar conocimiento capaz de apoyar la mejora de la productividad y la difusión de información. Esto garantiza la publicidad y transparencia proporcionando las condiciones que aseguren un enfoque basado en evidencia aplicado a la formulación de políticas.
Así, el punto de partida de la construcción de un sistema de información coincide con el propósito final de implementar gobernanza: garantizar la calidad del dato asegurando la disponibilidad, consistencia e integridad de la información para alcanzar una gestión de datos eficaz.
1- Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública, X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado San Salvador, El Salvador, 26 y 27 de junio de 2008
2- ‘Política, Gobierno y Gerencia de las Organizaciones’. Etkin, Jorge. Prentice Hall 2000, Buenos Aires
3- CAF. (2021). Experiencia: Datos e Inteligencia Artificial en el sector público. Caracas: CAF. Retrieved from http://scioteca.caf.com/handle/123456789/1793
*María Gabriela Benedicto es Licenciada en Matemática (UNS), Magister Scentiae en Biometría (UBA), Experta Universitaria en Estadística Aplicada (UNED) y Diplomada en Gestión Judicial (UNPSJB). Formación en Gobernanza de Datos de IALAB/UBA. Actualmente se desempeña como Directora General de Estadística e Indicadores Judiciales del Poder Judicial del Chubut.
