Premio a la Innovación en el Servicio de Administración de Justicia, edición 2016.
En la categoría “Experiencias” el galardón fue para el Juzgado de Familia N° 1 de Comodoro Rivadavia, cuya titular es la Dra. María Marta Nieto.
Entrevista a la Dra. María Marta Nieto.
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“Rediseño de prácticas forenses en pos de la celeridad y el principio de despapelización”
La titular del Juzgado de Familia n° 1 de Comodoro Rivadavia, Dra. María Marta Nieto en dialogó con la Agencia de Comunicación Institucional -ACI-para JusNoticias, se refirió a la participación y obtención del premio a la innovación judicial y sobre varios aspectos que implican los alcances e impacto del proyecto premiado.
Entre los tópicos abordados, la funcionaria destacó que “…si las formas dispuestas por el ordenamiento procesal no son las más idóneas para que un proceso sirva para el fin que se ha diseñado, entonces pueden ser dejadas de lado por el Juez….”. “…eliminar aquellas prácticas que hoy ya no tienen una fundamentación legal. Se exige eliminar el “se hacen así, porque siempre se hicieron así… “
El diálogo fue el siguiente:
ACI: Se otorgó el premio a la experiencia que vienen llevando a cabo, por entender que el proyecto es innovador, ya que desde su implementación en diciembre de 2014, se han modificado sustancialmente las prácticas y costumbres arraigadas en las distintas dependencias judiciales que no tenían justificación en norma reglamentaria alguna, y se encontraban en contradicción con los principios de celeridad y economía procesal, y a su vez, un desgaste en la actividad de los operadores del servicio de justicia.
¿Cuáles son esas prácticas forenses y costumbres que han sido modificadas?
MN: Una vez advertidas las ineficiencias, comenzamos a pensar que prácticas había que suprimir, cuales modificar y, finalmente, cuales incorporar. Así, decidimos eliminar la posibilidad de que los profesionales presenten copias de escritos que no requerían sustanciación, eliminamos los registros en biblioratos de copias de oficios, testimonios, sentencias, etc. (impresión de más de una copia) asegurando su incorporación al sistema LIBRA a fin de que los mismos consten en el sistema SERCONEX al cual acceden ciudadanos y abogados, en un todo de conformidad con lo dispuesto por la XIII N° 16 y la Acordada del Superior Tribunal de Justicia N° 3213/2000.
Una vez identificado el problema, comenzamos la búsqueda de herramientas de gestión que aceleren los tiempos del proceso y eviten la aglomeración de personas en mesa de entradas para compulsar los expedientes, modificando la manera de redactar los despachos –por ejemplo cambiando la identificación de fojas por fechas de los despachos- e incorporando en el texto de las providencias los informes de los Cuerpos Médicos Forenses y Equipos Técnicos Interdisciplinarios, como asimismo los turnos que éstos organismos señalaban para sus intervenciones. Con esta incorporación al despacho, los abogados y las partes acceden de manera inmediata desde el sistema SERCONEX a la información, sin necesidad de presentarse en el Juzgado a ver el expediente, con la antelación necesaria a fin de hacer valer sus derechos.
Con la implementación de los informes o turnos que brindan los Cuerpos Médicos Forenses y Equipos Técnicos Interdisciplinarios via correo electrónico con firma digital a la casilla de correo del juzgado, no sólo se ahorro papel y se puso en conocimiento inmediato de las partes al figurar en el despacho en el sistema Libra, sino que se evitó la demora que insume que un empleado tenga que llevar personalmente estos informes o turnos a la mesa de entradas para ser cargados y luego proveídos en el expediente.
Al efectuar los instrumentos que requerían confronte (oficios, testimonios, mandamientos, etc) directamente de oficio, el profesional o la parte se anoticia en forma inmediata una vez que el Oficio, testimonio o Mandamiento se encuentra rubricado y listo para ser retirado para su diligenciamiento por mesa de entradas, por cuanto los mismos son subidos al sistema LIBRA una vez firmados por el funcionario correspondiente (Secretario y/o Juez) y figuran en el SERCONEX debiendo presentarse en mesa de entradas sólo para su retiro.
Estas modificaciones fueron planificadas en dos meses y una vez implementadas, se remitieron desde el Juzgado, distintos correos electrónicos a las Asesorías de Familia, Defensores Públicos, jefatura del Ministerio Público de la Defensa, Comisión Directiva del Colegio de Abogados anoticiándolos de los cambios que comenzarían a regir a partir del 01 de Diciembre del año 2014
ACI: Como titular del juzgado, al tomar la decisión de avanzar con estas modificaciones, ¿Cuáles son las libertades en tal sentido y los límites que se imponen para modificar procesos de trabajo?
MN: El limite siempre está en no afectar el derecho de defensa de las partes, ni la igualdad en el proceso. Superado esto, el Juez, como director de todo proceso tiene la facultad y el deber de velar por el cumplimiento del principio de tutela judicial efectiva, que no es otra cosa que el acceso a la justicia sin limitaciones ni barreras burocráticas que dificulten que el derecho sustancial que se pretender hacer reconocer, lo sea en un plazo razonable y en un proceso eficaz. La Corte ha dicho en innumerable cantidad de fallos, que las formas (el proceso) debe servir al derecho sustancial y no éste a las formas, por ello, si las formas dispuestas por el ordenamiento procesal no son las más idóneas para que un proceso sirva para el fin que se ha diseñado, entonces pueden ser dejadas de lado por el Juez, siempre con fundamento sobre su razonabilidad y no afectando el derecho de defensa de las partes.
ACI: ¿Cuáles son los resultados, citando tres ejemplos, que tengan que ver con tiempos procesales y satisfacción de los operarios del sistema de justicia?
MN: El ejemplo más claro lo vemos en la confección de los oficios o testimonios. Para esto hay que explicar como era antes y como después. Conforme es practica forense, los abogados deben presentar en el expediente un oficio, previamente ordenado por el juez, por triplicado para la rubrica del funcionario judicial que corresponda. Una copia queda en el expediente, otra en un registro (bibliorato) y otra retira el profesional para su diligenciamiento. En este caso, cuando ese oficio tiene un error (por ejemplo mal la caratula o la fecha del proveido) se le devuelve al profesional para que lo haga de nuevo. Cuando traen el corregido, nuevamente por triplicado, hay que volver a confrontarlo y corregirlo. Esto puede pasar varias veces hasta que finalmente este bien hecho, se firme y entregue al profesional para su diligenciamiento. Esta tediosa tarea ocupa varias veces al profesional, al empleado de mesa de entradas, al empleado que lleva a cabo la tarea de corregir el oficio, al funcionario que lo devuelve porque esta mal. Y en cada oportunidad el papel que se derrocha es considerable y el tiempo que insume más de 10 días. Ahora, el cambio fue que el juez libra el oficio y dentro de los tres días se confecciona el oficio, lo firma el funcionario y se pone a disposición del profesional en mesa de entradas. En un término máximo de tres días el instrumento esta listo para su retiro, y el profesional lo sabe en el mismo momento porque lo ve desde su computadora a través del sistema SERCONEX, o sea, viene al juzgado cuando esta listo.
Otro ejemplo de celeridad fue incorporar en el texto del despacho los informes de los ETis y CMF a los que accede el abogado desde su computadora sin tener que concurrir al juzgado a requerir el expediente para tomar vista y luego hacer las presentaciones que estime correspondientes. Ahora viene sólo una vez con la presentación.
Y como último ejemplo, podemos citar que al hacer referencia en los despachos que remiten a otras constancias a la fecha y no a la foja en que se encuentra, el abogado puede constatarlo también desde SERCONEX buscando el proveido por fecha, sin tener que venir al Juzgado a ver a que despacho se hacía referencia.
ACI: ¿Cuáles son las principales exigencias de los operadores del sistema, como los abogados, y cuáles son las de los usuarios, aquellos que solicitan la intervención judicial?
MN: Las principales exigencias se refieren al acceso a las constancias del expediente, a tomar vista, a requerir copias. Al informatizar todas las constancias, el usuario (sea el ciudadano o el abogado) accede a través de SERCONEX a casi la totalidad del expediente sin tener que concurrir al juzgado. A ello, debemos sumarle otra exigencia, el tiempo razonable de duración de los procesos. Implementar cambios en las practicas forenses que faciliten el acceso a la justicia, debe atender también a eliminar aquellas prácticas que hoy ya no tienen una fundamentación legal. Se exige eliminar el “se hacen así, porque siempre se hicieron así”
ACI: En este terreno una de las figuras precursoras fue el Dr. Ariel Pelayo Labrada quien hace muchos años impulsó la innovación y el servicio eficiente en la gestión judicial; la puesta en marcha de las notificaciones electrónicas y el expediente electrónico en América Latina, con buenas prácticas, proyectos viables, sin requerir de grandes presupuestos. Se evidencia que esta necesidad existió siempre.
¿Qué política institucional deben tomar las cortes provinciales, a su criterio, para que todas estas prácticas queden estandarizadas en cada organismo judicial?
MN: Entendemos que el proyecto es innovador por cuanto desde su implementación efectiva –diciembre del año 2014- hemos modificado sustancialmente las practicas y costumbres arraigadas en las distintas dependencias judiciales que no tenían justificación en norma reglamentaria alguna y se encontraban en franca contradicción con los principios de celeridad y economía procesal, a mas de implicar un desgaste en la actividad de los operadores del servicio de justicia injustificado.
Las cortes provinciales debieran revisar estas practicas a la luz de los avances tecnológicos desterrando las que ya carecen de sentido y obligando a los operadores a recurrir a las herramientas y recursos que las mismas cortes ofrecen a los operadores del sistema. Por ejemplo el uso de correos electrónicos para requerir información entre las mismas dependencias del poder judicial.
En ese sentido, y a partir de esta premiación, se espera que algunas prácticas empleadas en su juzgado sean adoptadas por otros similares?
Teniendo en cuenta que los resultados fueron altamente positivos, para ello basta con presenciar un día en la Mesa de Entradas y ver los tiempos que demandan los procesos en el Juzgado para advertir estos resultados y que el proyecto superó las expectativas impuestas en un primer momento, su implementación inicial se ha visto mejorada con el transcurrir del tiempo, ha quedado demostrado con el ahorro de tiempo y papel que la calidad de los despachos y la manera de comunicarlos, redunda en un ahorro considerable para el proceso, es de esperar que otras dependencias judiciales repliquen o rediseñen sus practicas en este sentido.
